Tarefa 3 em grupo –Conceitos ligados a tipologia documental

As vezes todos esses conceitos parecidos acabam nos atrapalhando um pouco, não é? Dá um nó na cabeça!

Pensando em ajudar nossos queridos estudantes confusos, nós do Habeas Data pegamos todos esses conceitos parecidos e diferenciamos para esclarecer as coisas um pouco!

Espécie x Tipo

A espécie é como o documento foi criado, a configuração que ele tem de acordo com a disposição e a natureza da informação, ele seria como uma fórmula. Por exemplo: cartas, atas, decretos. O tipo é o uso da espécie em ação, não mais usado como fórmula, mas sim como se tivesse sido preenchido com a atividade que o gerou. O tipo é uma junção espécie + função. Por exemplo: cartas régias, atas de reunião, decretos-leis.

Série x Tipo

A série pode ser definida como uma sequência de documentos relativos a uma mesma atividade, assunto, função ou tipo documental. O tipo, como foi falado acima, é a configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou.

Arquivo x Coleção

O arquivo é um conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. A coleção, que é bastante confundida com um arquivo, é um conjunto de documentos reunidos em função do seu conteúdo, sem relação direta com as funções administrativas do seu titular. Os dois se diferenciam pelo fato de que o arquivo tem uma relação natural entre seus documentos, em decorrência das atividades da sua entidade produtora.

Classificação x Plano de Classificação

A classificação é um modo de organização dos documentos nos arquivos e ela deve ser capaz de identificar as espécies do acervo da organização e identificar quais as funções se relacionam a quais documentos. O plano de classificação é um instrumento arquívistico, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido, que distribuí os documentos em classe, assim facilitando a organização do acervo. O plano de classificação é o instrumento necessário para a classificação.

Autenticidade x Veracidade

A autenticidade diz respeito a geração de um documento e as qualidades que o tornam verdadeiro para que ele possa exercer a sua função administrativa. Por exemplo, um diploma de conclusão de ensino superior precisa de várias características para que ele seja autêntico, como assinaturas, talvez uma marca d’agua, um tipo de papel diferente. A veracidade diz respeito ao conteúdo do documento, se é verdadeira ou falsa a informação contida nele. A autenticidade não garante a veracidade de um documento, e vice e versa.